Commercial invoice voor import of export nodig? Dit zijn de minimum eisen.

Wil jij een zending naar of vanuit buiten de EU goed laten verlopen? Dan is het belangrijk dat de documenten die aangeleverd worden voldoen aan bepaalde eisen. Zo kan de douane en de inklaringsagent snel de informatie zien om de goederen in te klaren. De commercial invoice is één van de belangrijkste documenten.

De commercial invoice vragen we ook altijd om een indicatie te geven van de kosten voor het inklaren en het natransport. We weten dan namelijk hoeveel HS-codes de zending bevat, wat het eventuele natransport kost en kunnen een schatting maken van de invoerrechten.

 

Wat is een commercial invoice?

Een commercial invoice noemen we ook wel een commerciële factuur, handelsfactuur of douanefactuur. Dit is het document dat je nodig hebt om goederen te versturen buiten de EU of in te klaren bij de douane. Je gebruikt het eigenlijk alleen wanneer de goederen van de zending verplicht aangegeven moeten worden bij de douane.

 

Proforma vs commercial invoice

Vaak ontvang je van de leverancier voordat je een commercial invoice ontvangt een proforma factuur. Deze ziet er soms erg hetzelfde uit als een commercial invoice. Op het moment dat de inhoud bedoeld is voor commerciele doeleinden moet een commercial invoice worden aangeleverd.

Een proforma is wel voldoende als het gaat om zaken die niet bestemd zijn voor verkoop. Zoals een sample, cadeau of het terugsturen voor reparatie. Deze worden anders behandeld door de douane.

 

Eisen voor een commercial invoice:

Om het voor jou makkelijk te maken om te checken of de commercial invoice die jij hebt ontvangen van je leverancier, of die je zelf opmaakt voor de klant hebben we in dit blog een opsomming gemaakt van de eisen. Ook kun je onder aan deze pagina een template downloaden.

 

De commercial invoice moet de volgende gegevens bevatten:

• De adresgegevens van de verzender én ontvanger.
• Een volledige omschrijving van de inhoud.
• De incoterms: Wie is voor welk deel verantwoordelijk en wie wordt er belast met invoerrechten?
• Een of meerdere HS-codes: Dit is het nummer van de douane waarbij de regels per goederencategorie zijn vastgelegd.
• De waarde per item en de totale waarde, waarden op een commercial invoice mogen nooit 0 zijn.
• Het totale gewicht van de zending, het bruto- en nettogewicht.
• Het aantal cartons, dus de kwantiteit. Vaak aangegeven als Ctn of Qty
• De lengte, breedte en hoogte van de zending in centimeters
• De datum en locatie van het moment van verzenden (afzender)
• Een handtekening en eventueel een bedrijfsstempel

Let op: De invoice moet altijd in het Engels opgesteld worden

 

Belangrijke velden:

 

HS-Code

Een HS-code is een goederencode, het is het Geharmoniseerd Systeem (GS) van de Wereld Douane Organisatie. Wereldwijd ook bekend als Harmonized System en hier komt ook de term Harmonized System Code (HS-code) vandaan. De douane goederencode die je kunt gebruiken verschilt per EU-land. De eerste 6 cijfers zijn internationaal gelijk, daarna kan het per land verschillen. Aan de hand van deze code bepaalt de douane hoeveel invoerrechten en andere invoerbelastingen jij moet betalen over de invoer.

Ontbreekt de HS-code? Geen ramp. Neem contact op met ons dan kunnen we samen bepalen welke HS-codes bij de goederen horen.

 

Delivered Under

Hier staan altijd de incoterms bij. De “International Commcercial Terms”. Deze internationale standaard bepaald de rechten en plichten die zijn afgesproken tussen de koper en verkoper bij het internationale transport. Het bepaalt ook wie verantwoordelijk is voor de invoerrechten en BTW.

Veel gebruikte incoterms zijn DAP (Delivery At Place), DDP (Delivery Duty Paid) en FOB (Free On Board). Wil je meer weten over de verschillende incoterms? Ga naar ons incoterms overzicht.

 

Vragen of douanezaken laten regelen?